Qiymət təklifini göndərdiniz, amma müştəri "məktub gəlməyib" deyir. Sonra məlum olur ki, məktub spam qovluğundadır. Bunun səbəbi çox vaxt məktubun özü yox, domeninizin e-poçt reputasiyasıdır. Bu yazıda reputasiyanın nə olduğunu, onu nəyin korladığını və necə qoruyacağınızı sadə dillə izah edirik.
E-poçt reputasiyası nədir?
Gmail, Outlook, Yandex kimi poçt xidmətləri hər göndərənə gizli "etibar balı" verir. Bu bal domeninizin və məktubların göndərildiyi serverin (IP ünvanın) keçmiş davranışına görə formalaşır: məktublarınız açılırmı, spam kimi işarələnirmi, ünvanlar mövcuddurmu, texniki ayarlar düzgündürmü. Bal yüksəkdirsə, məktublar "Gələnlər" qovluğuna düşür. Aşağıdırsa, spama gedir və ya ümumiyyətlə çatmır.
Niyə vacibdir?
Biznes yazışmalarının ən vacib hissəsi e-poçtla gedir: qiymət təklifləri, müqavilələr, hesab-fakturalar, sifariş təsdiqləri. Reputasiya düşəndə yalnız reklam məktubları yox, adi iş məktubları da spama düşməyə başlayır. Üstəlik, korlanmış reputasiyanı bərpa etmək həftələr, bəzən aylar çəkir.
Texniki təməl: SPF, DKIM və DMARC
Bu üç qeyd domeninizin DNS ayarlarında yerləşir və poçt xidmətlərinə "bu məktub həqiqətən bu şirkətdən gəlir" deyir.
- SPF - domeniniz adından hansı serverlərin məktub göndərə biləcəyini göstərən siyahı. Siyahıda olmayan serverdən gələn məktuba şübhə ilə baxılır.
- DKIM - hər məktuba əlavə olunan rəqəmsal imza. Məktubun yolda dəyişdirilmədiyini sübut edir.
- DMARC - SPF və ya DKIM yoxlamasından keçməyən məktublarla nə edilməli olduğunu deyən qayda: heç nə etməmək, spama göndərmək və ya rədd etmək. Həmçinin domeninizdən kimin məktub göndərdiyi barədə hesabat almağa imkan verir.
Gmail və Yahoo 2024-cü ildən gündə çox sayda məktub göndərənlərdən bu üç ayarın hamısını tələb edir. Kiçik şirkətlər üçün də bu, artıq "olsa yaxşıdır" yox, mütləq lazım olan minimumdur.
DMARC-ı birdən sərt qaydaya keçirməyin. Əvvəl p=none (yalnız müşahidə) ilə başlayın, hesabatlara baxın, bütün xidmətlərinizin (sayt forması, CRM, hesab-faktura proqramı) düzgün qurulduğuna əmin olun, sonra quarantine, daha sonra reject səviyyəsinə keçin.
Reputasiyanı nə korlayır?
- Alınmış və ya köhnə ünvan bazası. Mövcud olmayan ünvanlara göndərilən məktublar geri qayıdır və bu, ən sürətli zərər verən amildir.
- Spam şikayətləri. Alıcılar "Spam" düyməsinə basırsa, bal sürətlə düşür. Gmail üçün şikayət nisbətinin 0,3%-dən aşağı olması tövsiyə olunur.
- Birdən çox məktub göndərmək. Yeni domendən və ya uzun fasilədən sonra bir gündə minlərlə məktub göndərmək şübhə yaradır.
- Abunəlikdən çıxmağın çətin olması. Çıxış linki olmayan reklam məktubları daha çox spam kimi işarələnir.
- Oğurlanmış poçt qutusu. Zəif parol səbəbindən ələ keçirilən qutudan göndərilən spam bütün domenin reputasiyasını aşağı salır.
- Pulsuz və ya paylaşılan serverlər. Eyni IP ünvanından başqaları spam göndərirsə, sizin məktublarınız da zərər çəkə bilər.
Reputasiyanı qorumaq üçün 8 qayda
- SPF, DKIM və DMARC ayarlarını qurun və hər yeni xidmət əlavə edəndə yeniləyin.
- Yalnız sizə icazə verən insanlara reklam məktubu göndərin - ünvan bazası almayın.
- Geri qayıdan və uzun müddət məktub açmayan ünvanları siyahıdan təmizləyin.
- Reklam və xəbər məktublarına aydın "abunəlikdən çıx" linki əlavə edin.
- Kütləvi göndərişləri iş yazışmalarından ayırın - məsələn, xəbər bülletenləri üçün ayrıca alt-domen (news.sirketiniz.az) istifadə edin.
- Yeni domendə göndəriş sayını tədricən artırın ("isitmə").
- Bütün poçt qutularında güclü parol və iki mərhələli giriş istifadə edin.
- Məktublarda yalnız şəkil və ya çoxlu link olmasın; mövzu sətrində "PULSUZ!!!" kimi ifadələrdən qaçın.
Reputasiyanı necə yoxlamaq olar?
- Google Postmaster Tools - Gmail-ə göndərdiyiniz məktubların reputasiyasını və spam nisbətini göstərir.
- MXToolbox - SPF, DKIM, DMARC qeydlərini və domeninizin qara siyahılarda olub-olmadığını yoxlayır.
- Mail-tester - test məktubu göndərib onun spam ehtimalını 10 ballıq şkala ilə qiymətləndirir.
Domeniniz qara siyahıya düşübsə, əvvəl səbəbi aradan qaldırın (məsələn, oğurlanmış qutunu bağlayın), sonra həmin siyahının saytı vasitəsilə çıxarılma sorğusu göndərin.
Nəticə
E-poçt reputasiyası görünməyən, amma hər gün işləyən bir brend aktividir. Onu qurmaq bir dəfəlik düzgün texniki ayar və sonra sadə qaydalara əməl etmək deməkdir. Korporativ e-poçt quraşdıranda SPF, DKIM və DMARC ayarlarının da daxil olub-olmadığını mütləq soruşun - MONARX-da bu ayarlar hər korporativ poçt quraşdırmasına daxildir.